KPI:er stärker HR och rekrytering

Marknadsföring och försäljning gör det redan. Arbetar utifrån KPI:er och mäter specifika aktiviteter. Detta är inte riktigt fallet för de flesta svenska HR-avdelningar - även om de borde. Här kan du läsa mer om varför du ska arbeta strategiskt med KPI:er för rekrytering och vilka KPI:er HR ska fokusera på.

Liksom andra delar av verksamheten bör HR också mäta sitt arbete. Genom KPI:er kan du betona det värde som HR tillför företaget. Genom att använda KPI:er säkerställer du också att rekryteringen stödjer verksamheten på bästa möjliga sätt och att resurser används där de ger mest värde.

Det finns ett stort antal KPI:er, men det är skillnad på vad du och dina kollegor inom HR har att mäta och vad dina kollegor inom t.ex. försäljning fokuserar på. Det är därför centralt att de KPI:er du använder används på rätt sätt och i rätt sammanhang, så att de kan skapa motivation, trivsel och synliggöra dina resultat.

Strukturerad och datadriven rekrytering är en direktinvestering i medarbetarna och därmed verksamheten. Det finns ett direkt samband mellan att rekrytera de bästa talangerna och ekonomisk vinst.

Den här artikeln är avsedd att hjälpa dig att komma till rätta med de viktigaste KPI:erna som är relevanta för HR att använda i samband med rekrytering.

Vad är en KPI?

KPI står för "key performance indicator". De hjälper till att bedöma hur effektiva företag är på att uppnå mål. Den viktigaste faktorn för att ange en KPI är att den måste vara mätbar. 

KPI:er är data som du kan lära dig av. Det hjälper till att synliggöra var det finns utrymme för förbättring och utveckling. Det kan till exempel vara intressant att veta hur lång tid det tar för dig att rekrytera, om den nya medarbetaren är en bra matchning eller vad det kostar att rekrytera. KPI:er kan hjälpa dig att lära dig mer om allt detta, så att du kan justera på rätt ställen.

Vad behöver HR KPI:er till?

Oavsett om du arbetar på HR-avdelningen, som ansvarar för din rekrytering eller tillhandahåller rekrytering som en tjänst till dina kunder, måste du kunna mäta resultatet av dina insatser. Det är en fördel att kunna kvantifiera vad du har uppnått när du pratar med kunder.

Med KPI:er får vi siffrorna på bordet och gör jobbet konkret. På så sätt kan data översättas till verklig kunskap.

Konkreta siffror är bra att kunna visa för din chef om du vill stödja viktiga punkter om du till exempel inte når målet för den nuvarande budgeten eller att de extra resurser du fick förra året har hjälpt dig att uppnå viktiga resultat, och det är därför viktigt att du behåller samma resurser.

Att mäta genom rekryteringsprocessen ger en konkret bild av vad som fungerar och vad som inte fungerar. Dessa data innebär därmed att vi bättre kan kvalificera, effektivisera och optimera rekryteringen. Allt i syfte att anställa rätt kandidat. Således kan HR visa sitt värde - i siffror som alla kan relatera till.

KPI:er kan användas för att presentera nya rekryteringsmetoder som är konkreta och mätbara.

Det är när vi arbetar datadrivet med rekrytering som vi kan mäta vårt arbete. På så sätt kan vi justera vissa delar för att förbättra rekryteringsprocessen.

Värdet av en ny medarbetare

Det är dyrt att anställa fel person, men du kan undvika dessa dyra felrekryteringar. Det är därför vettigt att använda resurserna för rekrytering optimalt. Genom att mäta rekrytering och hålla den uppe mot relevanta KPI:er kan du förbättra processen för att säkerställa att du anställer rätt person med bästa resursanvändning. Det är ekonomiskt förnuftigt när vi vet hur dyrt det är att rekrytera.

Om du anställer rätt kandidat kan det öka prestationen på arbetsplatsen. Det är lönsamt att arbeta kvalificerat med rekrytering.

KPI för Quality of Hire (QoH)

Som sagt, det finns många KPI: er att använda. I det här avsnittet beskriver vi några av de rekryterings-KPI:er du bör fokusera på.

QoH-KPI:n (Quality of Hire) är den viktigaste rekryterings-KPI:n. Den mäter det värde som en ny medarbetare tillför din organisation.

40% av de större globala företagen prioriterar Quality of Hire som KPI.

Quality of Hire är relevant för HR för att mäta hur bra vi är på att rekrytera och även generellt hur framgångsrika vi är. Om det är möjligt att mäta KPI:n och visa hur många av dina nyanställningar som kommer att prestera kan du tydligt visa ditt ekonomiska och strategiska värde. Quality of Hire synliggör därmed kvaliteten på rekryteringen.

Quality of Hire är både ett utvärderingsverktyg och en indikator. Det innebär att du mäter både före och efter anställning. Du kan utvärdera efter anställning och få viktig kunskap för att förbättra ditt arbete innan du anställer.

Quality of Hire har både fördelar och nackdelar:

Fördelar:

• Visar HR:s värde
• Solid KPI baserad på flera mätvärden
• Konkret
• Du anpassar din egen KPI och definierar vad som är meningsfullt för dig

Nackdelar:

• Kräver mycket data under en lång tid
• Kräver data från flera källor
• Svår att översätta

Det kan ses som både en fördel och nackdel, eller utmaning, att Quality of Hire baseras på flera mätvärden. De indikatorer som du mäter väljer du baserat på vad du definierar som kvalitet. Detta hjälper dig att anpassa din Quality of Hire. Detta kräver att du mäter under en längre tidsperiod för att få data från de olika indikatorerna. Även om det är mer tidskrävande gör det KPI:n mer solid än andra.

Quality of Hire består av andra KPI:er. Det är KPI:er som ger en kvalitetsindikator. De vanligaste är:

• Retention Rate och Turnover
• Hiring Manager Satisfaction
• Employee engagement
• Job Performance

I följande avsnitt utvecklar vi dessa fem KPI:er för att hjälpa dig att förstå hur du sätter ihop KPI:n för Quality of Hire. För att du själv ska kunna börja arbeta med Quality of Hire och de andra KPI:erna får du en fullständig översikt över alla rekryterings-KPI:er i en nedladdningsbar guide. Här kan du också se hur du beräknar de enskilda KPI:erna och därmed börja mäta HR:s värde.

Retention Rate

Retention Rate kallas också för New Hire Retention Rate. KPI:n mäter hur länge nyanställda stannar. Det ger en indikation på om det finns en bra matchning mellan medarbetare, arbetsuppgifter och företag. Retention Rate ger därmed data om hur man lyckas behålla en medarbetare och lojalitet. 

Tänk dock på att det kan finnas olika skäl till att en medarbetare slutar. Det handlar inte alltid om rätt matchning. Istället för att ange att du har en låg Quality of Hire kan det tyda på att du har utmaningar någon annanstans. Kanske ska du ta en extra titt på ledningen, arbetsvillkoren eller onboardingen?

New Hire Turnover Rate

Med New Hire Turnover Rate mäter du exakt hur många nya medarbetare som slutar innan onboardingen är slut, till exempel inom sex månader. New Hire Turnover Rate är alltså motsatsen till Retention Rate.

Denna KPI handlar om hur nöjda de nya medarbetarna är i företaget. Effektiv och individualiserad onboarding kan förhindra en hög New Hire Turnover Rate.

Hur får du reda på om dina nya medarbetare är nöjda i sin nya position? Du kan till exempel hålla en uppföljande intervju eller ge anställda en enkät efter tre månader och igen efter sex och 12 månader. Således får du en kontinuerlig känsla om medarbetaren trivs och utvecklas.

Hiring Manager Satisfaction

Nu är det dags att byta spår och fokusera på chefens perspektiv på den nya medarbetaren.

KPI:n för Hiring Manager Satisfaction mäts oftast på en skala 1-10.

Du kan till exempel fråga chefen:

• I vilken utsträckning lever medarbetaren upp till förväntningarna?
• Passar medarbetaren in i teamet?
• Hur nöjd är du med den övergripande rekryteringsprocessen?

Employee Engagement

Employee Engagement mäter hur engagerad den nya medarbetaren själv tror att hen är.

Det finns några allmänna riktlinjer som du bör vara medveten om. Detta gäller både Employee Engagement och andra KPI:er:

• Samla in data genom enkäter
• Ställ samma frågor
• Automatisera flödet så att du får data från samtliga processer
• Hitta konkreta data, till exempel försäljningssiffror

Job performance

Du kan mäta direkt på Job Performance. Du får data för den här KPI:n genom att fråga medarbetarens chef hur bra den nya medarbetaren presterar.

Time to Fill

Denna KPI mäter hur lång tid hela din rekryteringsprocess tar. Time to Fill mäts på antal dagar från det att tjänsten blir öppen till signatur på avtal.

Time to Fill är ett bra verktyg att planera från. Först kan det verka som en omfattande process, men när du är klar kommer du att få en strukturerad och beprövad rekryteringsprocess. Du måste bryta ner hela din process och undersöka hur länge du spenderar på de olika delarna av rekryteringsprocessen.

Detta är en mycket konkret KPI utan komplicerade beräkningar. Data samlas in från ditt rekryteringssystem. Det gör att du kan hitta en okänd flaskhals och optimera ineffektiva element i rekryteringsprocessen.

Time to Hire

KPI:n Time to Hire ligger nära Time to Fill, och många använder dem på samma sätt. Time to Hire mäter hur lång tid det tar att anställa en kandidat. Det här är tiden mellan att upptäcka kandidaten, antingen genom search eller genom en ansökan, tills kandidaten accepterar ditt erbjudande. 

Time to Hire kan ge dig insikt i två viktiga saker:

1. Hur lång tid det tar dig att upptäcka att du står med rätt kandidat
2. Hur snabbt du rör dig när du vet att du har rätt kandidat

I grund och botten bidrar Time to Hire till insikten om hur effektiv du är när du rekryterar.

Source of Hire

För att ta reda på effekten av din rekryteringsstrategi, använd Source of Hire. Denna KPI mäter var du får dina kandidater från. Detta är en enkel KPI som snabbt ger dig intressant kunskap om vilken metod som fungerar bäst.

Qualified Candidates per Hire

Qualified Candidates per Hire mäter hur många kvalificerade kandidater som tar sig igenom det första steget i din rekryteringsprocess. Denna kunskap gör dig klokare om hur effektiva dina inköps- och annonseringsstrategier är och hur starkt ditt arbetsgivarvarumärke är.

Cost per Hire

Cost per Hire mäter vad det kostar dig i genomsnitt varje gång du anställer en ny medarbetare. Det är relevant för din rekryteringsbudget. Du kan samla in data manuellt eller använda ett ERP-system för att spåra dina kostnader.

Om du mäter hur mycket pengar du faktiskt lägger på att locka kandidater kan du bättre se hur effektiv din talangförvärvsstrategi är och hur starkt ditt arbetsgivarvarumärke är.

Detta är en värdefull KPI när du planerar din budget.

Vad är nästa steg?

Nu har du fått insikt i de viktigaste KPI:erna för att mäta KPI:n för Quality per Hire. Det är a och o att du samlar in rätt data före och efter anställning. Se därför till att HR och chefer är överens om värdet av att mäta data.

Därefter måste hela rekryteringsprocessen effektiviseras. Ju bättre du gör ditt förberedande arbete, desto högre Quality per Hire får du.

Du kan ta en extra titt på exitintervjuer, databaserad föranalys, anställningsintervjuer och onboarding. Detta ger dig en skarpare kravprofil, så att du kan minimera kostsamma felrekryteringar.

Få beräkningarna för att mäta dina rekryterings-KPI:er

Känner du att ditt huvud har fyllts med KPI:er och definitioner? Som ny utövare inom datadriven HR kan det verka överväldigande till en början. Men oroa dig inte.

Vi har samlat alla de viktigaste KPI:erna som vi också har presenterat för dig här i artikeln, i ett tydligt dokument som du alltid kan ha till hands. Detta bör hjälpa dig att lära dig mer om vilka KPI: er du ska arbeta med.

Förutom att sätta upp de viktigaste KPI:erna för rekrytering får du definitioner och viktiga beräkningar så att du kan börja optimera din rekrytering.