Glada, trogna och produktiva medarbetare? Därför ska du satsa allt på onboarding.

En lyckad onboarding ger nöjdare medarbetare som snabbare blir produktiva och dessutom stannar längre på sina tjänster. Det bidrar till din organisations framgång och effektivetet – och det kan mätas i pengar. Nyckeln till en bra onboarding är först och främst att ta reda på vilken typ du har framför dig – till din hjälp har du tester. Du får bättre utfall om du också låter onboardingen gå hand i hand med företagets värderingar och förutsättningar och tar hänsyn till din nya medarbetares kapacitet jämfört kravprofilen.

Onboarding och ditt varumärke

På dagens rörliga arbetsmarknad där varje individ frågar sig ”what’s in it for me?” (här kan du läsa mer om dagens arbetssökande) ökar behovet av en noggrann och välplanerad onboarding. Se den som en försäkring avseende nya medarbetares nöjdhet och produktivitet. Om denna process missköts påverkar det sannolikt ert Employer Brand (EB) negativt. Om någon är missnöjd och säger det offentligt, till exempel på jobinside.se, kan skadan ta tid att reparera. Däremot finns det ingen bättre ambassadör än en nöjd medarbetare som är stolt över företaget där hen arbetar – en bra onboarding säkerställer att det blir så.

På strategisk nivå är det viktigt att ladda er Employer Value Proposition (EVP) med värden och erbjudanden som stärker ert arbetsgivarvarumärke i förhållande till den målgrupp som ni vill attrahera. Om ni inte lever upp till er EVP under onboardingen och resten av anställningstiden har glädjen och motivationen hos er nya medarbetare troligen minskat väsentligt. Ta hjälp av er EVP att motivera er nya medarbetare redan innan anställningen startar – det finns inga bättre ambassadörer än en motiverad blivande medarbetare.

Tester ger onboarding med guldkant 

Med hjälp av testresultaten som du fått tidigare i processen kan du ta fram en rapport på hur din nya medarbetare lär sig och blir motiverad. I vårt test EASI kan du till exempel lätt se en persons motivations- och inlärningsstil och få information om hur hen föredrar att lära sig saker, vill få information presenterad för sig och vill kommunicera och interagera med andra. Här presenteras även vilken sorts arbetsmiljö typen föredrar, vilka fallgropar som kan finnas med en viss typ och så vidare. Läs mer om EASI. 

Det är dock viktigt att komma ihåg att en person är komplex och att ett testresultat inte är ett facit som går att implementera rakt av i onboardingen. Var agil och anpassa alltid planen utifrån individen.

Motivations- och inlärningsstil

Det finns fyra typer av motivations- och inlärningsstilar – entusiasten, supportern, implementeraren och analytikern. Hur du bemöter dessa fyra olika typer är avgörande för hur lyckad onboardingen blir. Här får du några tips på vad som tilltalar respektive typ:

• Entusiasten kastar sig in i nya situationer och vill börja leverera på en gång. Hen gillar också bekräftelse. Om du vill starta onboardingen på bästa sätt för denna typ ska du låta VD möta hen i entrén första dagen, eller varför inte låta hen vara med på ett ledningsgruppsmöte.
• Supportern går gärna runt och hälsar på hela teamet och lyssnar på mer erfarna kollegor. Starta supporterns onboarding på ett personligt plan och ge hen möjlighet att ställa frågor och lära känna sina kollegor.
• Analytikern är mer fokuserad på fakta och läser gärna in sig på manualer och regelverk för att vara säker på att göra rätt från start. Den här typen har inget emot att starta sin onboarding med skriftlig information att läsa in sig på. 
• Implementeraren är direkt och otålig och tar gärna tag i uppgifter på stört. Låt inte olika moment dra ut på tiden och låt inte implementeraren sitta i en hörsal och lyssna på olika personer som pratar, där hittar inte hen sin motivation. Ge tydliga mål och stort utrymme att arbeta självständigt redan i starten!

Förbered chefen på vem hen ska lotsa

Om ni haft få sökande till en tjänst och därför sänkt gränsvärdet för kapacitet behöver rekryterande chef förberedas på att onboardingen tar längre tid och mer energi för den nya medarbetaren och kollegorna. Det gäller att alla har rimliga förväntningar kring hur onboardingen ska gå till och hur länge den ska vara. I detta läge är det också viktigt med kontinuitet. Följ upp onboardingen så ofta ni tycker det behövs för just denna individ, till exempel kan ni boka in ett utvecklingssamtal efter ett antal månader.

Den fas företaget är i påverkar onboardingen 

Om företaget anställer många på en gång finns en risk att onboardingen blir en lång rad föreläsningar utan interaktion. Det är inte så inspirerande, särskilt inte för de som ingår i typen entusiaster och implementerare. En rekrytering i sämre tider kan också påverka den nya medarbetarens syn på företaget eftersom miljön kan vara färgad av dålig tillväxt med uppsägningar och så vidare. 

Tre punkterna att checka av tidigt

Det är dock viktigt att du utformar dessa aktiviteter med stor förståelse för behovet hos just den individ du har framför dig.

• Rundvandring – fokus på personer eller fokus på funktioner?
• Möte med nyckelpersoner – lunch med VD, introduktionsföreläsning eller informell pratstund med nya kollegor?  
• Genomgång av processer, rutiner etc – läsa manualer i förväg, ”learning by doing” eller en fadder att lära av?

Fler praktiska tips 

• Checklista till chefen – ”kom ihåg att vår nyanställde vill bli utmanad, ladda med uppdrag att hugga tag i”.
• Håll täta check-in-möten första tiden – ”hur går det, vad funkar och vad funkar inte?”
• Coacha chefen kring det egna beteendet och hur det påverkar en nyanställd – ”om du fokuserar på fakta kommer vår nyanställde att börja gäspa, ta dig tid att prata”.
• Förbered den nyanställda på vad hen själv ska göra första tiden – till exempel uppmuntra till att prata med och lära känna kollegor.
• Om du tänker sätta ihop en introduktionsvecka med ett antal föreläsningar där de som pratar byter av varandra en efter en, fundera på när i tiden den ska ligga i förhållande till när de nyanställda börjar. Om detta görs starten finns en risk att de nya, oavsett persontyp, inte har något minne om vad som blev sagt eller av vem eftersom de ännu inte har förståelse för kontexten. Presentationer av ledning, högre chefer, staber etcetera blir mer intressanta när de nya lärt känna arbetsplatsen mer. Planera in denna typ av aktivitet lite senare så får informationen bättre genomslag. 
• Idag finns det appar och program som hjälper till att lägga upp en onboarding anpassad för olika typer av personer. En fördel är att informationen är lättillgänglig och lätt att uppdatera i dessa verktyg.